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5 consejos para elaboración y registro de inventarios

Consejos de elaboración de inventarios distribuidor mayorista y tiendas de autoservicios

Queremos que tu negocio sea SUPREMO y por eso hemos reunido alguna información para que tengas más claro este proceso tan importante:

  1. INVENTARIO

Un inventario es un registro escrito, un recuento detallado, ordenado y preciso de los bienes disponibles, derechos y deudas de tu negocio. Allí se registran y controlan existencias de mercancía con los siguientes objetivos:

  • Saber cantidades disponibles para su venta
  • Comparar las existencias reales con las del sistema, indicando si hay faltante o sobrante y su valor en cada caso.
  • Devoluciones por cualquier motivo.
  • Tiempos y fechas de caducidad.
  • Tiempo en estantes antes de su venta.
  • Tomar decisiones para la administración.

Para ello generaremos un documento de toma de inventario por cada estante identificando cada artículo con los siguientes datos:

  • Clave o código del artículo
  • Descripción breve, tipo, peso, cantidad por empaque, etc
  • Cantidad de cada artículo
  1. PASOS PARA EL PROCESO DE INVENTARIOS

Según saitenlinea.com el proceso de toma de inventario se puede resumir en los siguientes pasos:

  • Contar físicamente los productos
  • Capturar manualmente las cantidades contadas o transferirlas desde la lectora portátil
  • Comparar las existencias reales (físicas) contra las existencias que tiene el sistema
  • Investigar diferencias, para corregir errores de conteo o capturar compras o facturas olvidadas.
  • Guardar en un archivo las diferencias
  • Hacer el ajuste, para que el sistema tenga las existencias reales
  • Descontar al precio de venta el valor de los productos extraviados

Como un consejo adicional deberías nombrar cada estante asignándole un una letra y un número, en donde la letra sea la fila y número el lugar que ocupa dentro de la misma (A1, A2, B1, B2, etc.). Tú puedes darle el nombre sin problema, sólo sugerimos que sea lo más claro para los que van a hacer el inventario.

  1. APROVECHEMOS LA TECNOLOGÍA

En el mercado existe infinidad de software diseñado específicamente para esta actividad, tanto gratuitos como pagos. Los primeros pueden ser una opción para iniciar o probar, pero podrían traer situaciones con respecto a la seguridad de la información, soporte y restricciones en su uso. Busca asesoría en la adquisición de la herramienta para que sea la que se acomode a lo que buscas.

Además de un programa informático (software) el uso de lectores de código de barras tanto en el registro de compras como al momento de hacer el inventario, facilita la correcta identificación de los productos y minimiza errores ya sea por cansancio o descuido de tus colaboradores.

  1. FRECUENCIA

Para hacerlo SUPREMO se recomienda que el inventario se haga tan frecuentemente como se pueda. Haz una evaluación según el tiempo de visita de tus proveedores y la velocidad con que tienes que surtir tu negocio para encontrar los tiempos precisos. Debes tener claro que los tiempos no son una camisa de fuerza y que además del control de tu mercancía también puedes verificar el trabajo de tus colaboradores con inventarios esporádicos y parciales.

  1. HABLEMOS DEL CONTEO

El proceso de conteo lo podemos hacer en la totalidad del inventario o sólo en un grupo de productos de tu tienda y se puede hacer uso de tecnologías o manualmente. Si tu negocio es muy grande podrías trabajar por líneas, familias de productos o proveedores. Debes estar pendiente de los que no estén clasificados ya que se quedarían por fuera de este conteo.

Según saitenlinea.com algunas de las causas por las cuales puede haber diferencias entre el sistema y las existencias reales son:

  • Error en la captura de compras o en las facturas de venta
  • No se contó toda la mercancía.
  • La mercancía se encuentra en otro lugar no considerado
  • Falta meter documentos (compras o ventas)
  • Merma que no se alimentó al sistema
  • Hurto o Robo

Definitivamente el inventario es la mejor opción para cuidar de tu patrimonio, usa esta información para iniciar tu trabajo, busca asesoría y sigue adelante.

“Pásate de lo bueno a lo SUPREMO”

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